「AIを導入したほうがいいのは分かっているけど、何から始めればいいか分からない」。周南市や下松市、光市など県内の経営者からこの相談をよく受けます。ChatGPTを触ってはみたものの、日々の業務にどうつなげればいいか分からず止まっている、という声も多いです。この記事では、中小企業がAIを入れるとき最初に何をすればいいか、順番で整理します。

AIと聞くと身構えてしまう理由

AI導入という言葉を聞くと、大きなシステムを入れる話だと思う経営者が多いです。費用も何百万円もかかるのではないか、社員が使いこなせないのではないか。そう考えて、結局手を付けないまま1年が過ぎている、という会社をたくさん見てきました。

実際には、多くの中小企業が最初に触るのはChatGPTのような生成AIです。契約すらせず、無料の範囲で始められます。ここが分かっていないだけで、必要以上に構えてしまっている経営者が多いです。

ここでつまずく人が多いのは、「AIで何ができるか」を先に調べようとするところです。できることは無限に近いので、調べれば調べるほど分からなくなります。順番が逆なのです。

「導入」の前にやることがあります

AI導入という言葉を使うと、ツールを買うところから始めると思われがちです。実際に最初にやるのは、自社の業務を書き出す作業です。毎日、毎週、何にどれくらい時間を使っているか、紙でもExcelでもいいので並べてみます。

例えば、毎週の見積書づくりに2時間かかっているとします。議事録の作成に1時間かかっているとします。こうして時間を書き出すと、AIに向く仕事とそうでない仕事が見えてきます。文章を作る、要約する、整理する。こういう仕事はAIと相性がいいです。

逆に、現場の判断が必要な仕事や、人との信頼関係が土台になっている仕事は、AIに任せる話ではありません。ここを混同すると、導入したのに誰も使わない、という結果になりやすいです。

何から始めるか、順番で考える

山口県内の会社を見てきた中で、うまくいく順番はだいたい決まっています。まず、時間がかかっている業務を1つか2つ選びます。全部を一気に変えようとしないことです。

次に、無料か低コストの範囲で小さく試します。ChatGPTの無料版で、議事録の要約や、メール文の下書きをやらせてみる。この段階で失敗しても損失はほぼありません。

試して手応えがあったら、手順を型にします。誰が何をどの順番でAIに入力するか、簡単なメモにしておきます。担当者が変わっても同じ結果が出るようにするためです。型ができたら、他の業務にも広げていきます。

チェックリストにするなら、この4つだけ押さえておけば十分です。時間がかかっている業務を洗い出したか、小さく試したか、手順を型にしたか、広げる先を決めたか。この順番を飛ばしていきなり大きなシステムを入れようとすると、たいてい止まります。

最初の1か月で何をすればいいか

順番が分かっても、1か月というスパンで見るとイメージが湧きにくいという声もあります。目安を示します。1週目は、時間がかかっている業務を3つほど書き出す週です。それ以上は無理に増やさなくて大丈夫です。

2週目は、その中で一番試しやすい業務を1つだけ選び、実際にAIにやらせてみる週です。議事録の要約でも、メールの下書きでも構いません。うまくいかなくても、この段階では損失がほとんどありません。

3週目は、うまくいったやり方を簡単なメモにする週です。誰がどんな文章を入力して、どんな指示を出したか。担当者以外が見ても同じように使えるか、一度誰かに試してもらうといいです。

4週目は、1か月を振り返る週です。かかった時間がどれくらい減ったか、実際に何回使ったか。数字で見て、次に広げる業務を決めます。1か月経って何も変わっていないと感じたら、選んだ業務が合っていなかっただけかもしれません。業務を変えて、もう一度同じ順番を試せば大丈夫です。

どの業務から手をつけると失敗しにくいか

最初に選ぶ業務を間違えると、それだけで「AIは使えない」という結論になりがちです。選ぶときの目安は2つあります。頻度が高くて、毎回だいたい同じ手順の業務であること。もう一つは、間違えても人がチェックできる、取り返しがつく業務であることです。

この目安に当てはまるのは、議事録の要約、社内向けメールの下書き、求人票のたたき台づくりなどです。どれも、最終的に人が目を通してから使う仕事です。

逆に失敗しやすいのは、一回きりの重い判断が絡む業務や、法務・税務に関わる文書、お客様の個人情報を扱う業務です。こうした業務は、AIに慣れてから、ルールを決めた上で少しずつ関わらせるくらいでちょうどいいです。最初の一歩には向いていません。

社内で誰が担当になるか

担当を決めようとすると、若手か、パソコンに詳しい社員か、と考える会社が多いです。詳しい人がいれば助かりますが、専任の担当を新しく置く必要はありません。むしろ専任にしてしまうと、その人だけの仕事になり、他の社員が関わらなくなることのほうが多いです。

最初の段階でやることは、業務を書き出して、小さく試して、手順をメモにすることです。技術的な知識より、社内のいろいろな部署に声をかけて回れる人のほうが向いています。今の仕事と兼任のままで十分です。

経営者自身が最初の号令をかけて、担当者は日々の進め方をまとめる役に回る。この形なら、担当者が異動しても、次の人に引き継ぎやすいです。

やってはいけない始め方

よくある失敗の一つが、全社一斉に始めるやり方です。説明会を開いて「今日からAIを使ってください」と伝えるだけでは、使う人と使わない人の差が出て、結局一部の人しか触らないまま終わります。まず1つの部署、1つの業務で試して、手応えを確認してから広げたほうが確実です。

もう一つの失敗が、ツール先行で始めることです。先に高機能なAIツールを契約してから、使い道を後で考える会社を見かけます。契約した機能の半分も使わないまま、費用だけがかかり続けることになります。

業務を選ぶ、小さく試す、それに合うツールを選ぶ。この順番を逆にすると、たいてい途中で止まります。

メリットとデメリットを両方見ておく

AIを業務に使うメリットは、時間が浮くことだけではありません。文章を作るのが苦手な社員でも、一定の水準の文章が作れるようになります。担当者しか分からなかった仕事のやり方を、AIとのやり取りの記録という形で残せることもあります。

一方で、デメリットも見ておく必要があります。AIは間違った情報をもっともらしく出すことがあります。誤情報をそのまま使うと、取引先に迷惑をかけることもあります。出てきた答えを鵜呑みにせず、必ず人が確認する、という前提が要ります。

もう一つは情報の扱いです。お客様の個人情報や取引先の情報を、無料のAIサービスにそのまま入力してしまう会社を見かけます。何を入力していいか、社内でルールを決めておいたほうが安全です。

他社の導入事例を探して参考にしたい、という相談もよく受けます。事例は参考程度に見るのがちょうどいいです。会社によって業務の中身も、社員の数も、扱う情報も違います。自社の業務を書き出すところから始めたほうが、結局は早いです。

効果が出ているかは何で見るか

試してはみたものの、効果があったのかよく分からない、という声もあります。まず見るのは時間です。その業務にどれくらい時間がかかっていたか、AIを使ってからどれくらいになったか。導入前の数字を最初にメモしておかないと、あとから比べられなくなるので注意してください。

次に見るのは、実際に使われているかどうかです。試した直後は使っても、1か月後には誰も触っていない、ということはよくあります。使われていないなら、業務の選び方か、手順のメモのどちらかに無理があります。

もう一つ、出来上がる文章や資料の質にばらつきが減ったかどうかも見ておくといいです。担当者によって仕上がりの差が大きかった仕事が、AIを挟むことである程度そろってきたなら、それも効果の一つです。

数字だけでなく、現場の「前より楽になった」という声も、判断材料にしていいです。1か月後、3か月後に振り返る日を先に決めておくと、なんとなく続けて終わる、ということを防げます。

誰に相談すればいいのか

AI導入は誰に相談すればいいのか分からない、という声もよく聞きます。IT会社に頼むと大きなシステムの話になりがちですし、身近に詳しい人がいないという会社も多いです。

合同会社RYDEENは山口県周南市を拠点に、下松市、光市、防府市、山口市、宇部市、山陽小野田市、岩国市、柳井市、下関市、萩市、長門市、美祢市、周防大島町、田布施町、平生町、上関町、和木町、阿武町など山口県内、そして中国地方・西日本一帯の中小企業からAI導入の相談を受けています。

大がかりなシステムを売り込むのではなく、まず業務の棚卸しから一緒に整理するところから始めます。継続的に関わるAI顧問という形をとることもあれば、自社でAIを作れるようになりたい会社には、通学制の仲間AI塾 RYDEEN校を紹介することもあります。IT導入補助金など公的な支援制度が使える場合もありますが、要件や金額は年度によって変わりますので、必ず最新の公募要領で確認してください。

自社に置き換えると

ここまで読んで、自社ではどうかと考えてみてください。毎週、毎月、時間がかかっている業務は何でしょうか。その中で、文章を作る、要約する、整理するといった仕事がどれくらいあるでしょうか。そして、AIに任せていい仕事と、人にしか判断できない仕事の線引きは、社内でできているでしょうか。この3つを考えるだけで、何から始めればいいかがだいぶ見えてきます。

合同会社RYDEENでは、AI導入の相談を無料で受けています。何から始めればいいか一緒に整理したい方は、平日10時から18時の間にお問い合わせください。