社内AIのルールをどう決めるか。情報漏洩を防ぐ最低限のポイント

ChatGPTなどの生成AIを社内で使い始めたものの、情報漏洩が心配でルールを決めきれない。周南市や下松市、光市の会社さんから、最近よくこの相談を受けます。何を禁止すればいいのか、誰が使っていいのか、決めることが多すぎて手が止まっている担当者も多いです。この記事では、社内AIルールを作るときに最低限おさえておきたい線引きと、社内研修のやり方を整理します。

情報漏洩は「悪意」より「うっかり」で起きる

AIによる情報漏洩というと、誰かが故意に情報を持ち出す場面を想像しがちです。ただ実際に現場で聞く話は、ほとんどが「うっかり」です。顧客名簿をそのままAIに貼り付けて要約させた。契約書をアップロードして誤字をチェックさせた。悪意があったわけではなく、仕事を早く終わらせたい一心でやってしまうケースです。

ルールがない状態だと、この「うっかり」を防ぐ基準が社員一人ひとりの感覚に任されます。慎重な人は何も入力しませんし、気にしない人はどんどん入力します。この差が、会社としてのリスクになります。

ここでつまずく会社に共通しているのは、AIを禁止するか自由にするかの二択で考えてしまっていることです。どちらも極端で、現場は動きにくくなります。

社内AIルールは、入力していい情報を線引きする

ルール作りの出発点は、禁止事項を並べることではありません。まず「入力していい情報」と「入力してはいけない情報」を分けることから始めます。例えば、氏名・住所・電話番号など個人が特定できる情報、取引先との見積もり金額、契約書の中身、社内の人事情報は原則として入力禁止にします。

一方で、一般的な文章の下書きや、社内マニュアルのたたき台、すでに公開されている情報の要約などは、そのまま使って構いません。この間に「相談してから使う」というグレーゾーンを一段作っておくと、社員が判断に迷ったときに動きやすくなります。

この三段階を紙一枚にまとめて、誰でも見られる場所に貼っておくだけでも、うっかりミスはかなり減ります。細かいルールを何十項目も作るより、この三段階をまず決めることのほうが実務では効きます。

社内研修のやり方 ― 一度話すだけでは定着しない

「社内研修のやり方がわからない」というご相談もよくいただきます。多くの会社が、説明会を一回開いて終わりにしてしまいます。ただ、これだと3か月後にはほとんど忘れられています。ルールは知識として聞くだけでは身につきません。

効果的なのは、実際に使う場面を想定した練習を入れることです。例えば、実際の見積書に似せたダミーデータを用意して、どの部分をAIに投げていいか、どの部分を隠すべきか、参加者同士で一緒に確認する。こうした実技を入れると、当事者意識が出てきます。

もう一つ大事なのが、新しいAIツールが出るたびに小さく更新することです。年に一度の大がかりな研修より、月に一回15分の振り返りのほうが、実際には定着しやすいという声をよく聞きます。

周南市・下松市・光市…山口県内外からの相談が増えています

周南市はもちろん、下松市、光市、防府市、山口市、宇部市、山陽小野田市、下関市、岩国市、柳井市、田布施町、平生町、上関町、周防大島町、和木町、美祢市、萩市、長門市、阿武町、それに中国地方や西日本の会社さんからも、AI研修の問い合わせをいただくことが増えました。

地域は違っても、悩みの中身はほとんど同じです。「うちの業種でも情報漏洩対策は必要か」「社内にAIに詳しい人がいない」「何から手をつければいいかわからない」。特に新南陽や徳山エリアの製造業さんからは、図面データの扱いについての相談が多い印象です。

AIツールの利用規約は更新されることがあります。入力したデータの扱いについては、使っているサービスの最新の規約を必ず確認してください。

ルールを「守れる」仕組みにする

ルールを紙に書いて配るだけでは、残念ながら守られません。運用の仕組みまで決めておく必要があります。まず、判断に迷ったときに聞ける担当者や窓口を一人決めます。全員が自己判断で使う状態は避けたいところです。

次に、月に一度でいいので使用状況を振り返る場を作ります。「こういう場面で困った」という声を集めると、ルールのほうを現場に合わせて調整できます。ルールは一度作って終わりではなく、使いながら育てていくものです。

万が一情報が漏れてしまったときに、誰が気づいて誰に報告するかという流れも、事前に決めておくと落ち着いて対応できます。起きてから考えると、どうしても対応が遅れます。

自社に置き換えると

ここまで読んで、自社の状況に当てはめて考えてみてください。うちの会社なら、どの情報を入力禁止に入れるべきか、リストにできるでしょうか。AIを使っている人と使っていない人の間で、ルールへの理解に差はないでしょうか。もし情報が漏れてしまったとき、誰が最初に気づいて、誰が対応する体制になっているでしょうか。この3つに即答できない場合は、ルールがまだ紙の上だけで止まっている可能性があります。

ルール作りや研修の進め方を社内だけで決めきれないときは、合同会社RYDEENにご相談ください。仲間AI塾 RYDEEN校では、代行ではなく自社でAIを使いこなせるようになるための研修を、周南で通学制・全48回で行っています。