中小企業がAIを導入するとき、何から始めるか

「AIを導入したほうがいいのは分かっているけど、何から始めればいいか分からない」。周南市や下松市、光市など県内の経営者からこの相談をよく受けます。ChatGPTを触ってはみたものの、日々の業務にどうつなげればいいか分からず止まっている、という声も多いです。この記事では、中小企業がAIを入れるとき最初に何をすればいいか、順番で整理します。

AIと聞くと身構えてしまう理由

AI導入という言葉を聞くと、大きなシステムを入れる話だと思う経営者が多いです。費用も何百万円もかかるのではないか、社員が使いこなせないのではないか。そう考えて、結局手を付けないまま1年が過ぎている、という会社をたくさん見てきました。

実際には、多くの中小企業が最初に触るのはChatGPTのような生成AIです。契約すらせず、無料の範囲で始められます。ここが分かっていないだけで、必要以上に構えてしまっている経営者が多いです。

ここでつまずく人が多いのは、「AIで何ができるか」を先に調べようとするところです。できることは無限に近いので、調べれば調べるほど分からなくなります。順番が逆なのです。

「導入」の前にやることがあります

AI導入という言葉を使うと、ツールを買うところから始めると思われがちです。実際に最初にやるのは、自社の業務を書き出す作業です。毎日、毎週、何にどれくらい時間を使っているか、紙でもExcelでもいいので並べてみます。

例えば、毎週の見積書づくりに2時間かかっているとします。議事録の作成に1時間かかっているとします。こうして時間を書き出すと、AIに向く仕事とそうでない仕事が見えてきます。文章を作る、要約する、整理する。こういう仕事はAIと相性がいいです。

逆に、現場の判断が必要な仕事や、人との信頼関係が土台になっている仕事は、AIに任せる話ではありません。ここを混同すると、導入したのに誰も使わない、という結果になりやすいです。

何から始めるか、順番で考える

山口県内の会社を見てきた中で、うまくいく順番はだいたい決まっています。まず、時間がかかっている業務を1つか2つ選びます。全部を一気に変えようとしないことです。

次に、無料か低コストの範囲で小さく試します。ChatGPTの無料版で、議事録の要約や、メール文の下書きをやらせてみる。この段階で失敗しても損失はほぼありません。

試して手応えがあったら、手順を型にします。誰が何をどの順番でAIに入力するか、簡単なメモにしておきます。担当者が変わっても同じ結果が出るようにするためです。型ができたら、他の業務にも広げていきます。

チェックリストにするなら、この4つだけ押さえておけば十分です。時間がかかっている業務を洗い出したか、小さく試したか、手順を型にしたか、広げる先を決めたか。この順番を飛ばしていきなり大きなシステムを入れようとすると、たいてい止まります。

メリットとデメリットを両方見ておく

AIを業務に使うメリットは、時間が浮くことだけではありません。文章を作るのが苦手な社員でも、一定の水準の文章が作れるようになります。担当者しか分からなかった仕事のやり方を、AIとのやり取りの記録という形で残せることもあります。

一方で、デメリットも見ておく必要があります。AIは間違った情報をもっともらしく出すことがあります。誤情報をそのまま使うと、取引先に迷惑をかけることもあります。出てきた答えを鵜呑みにせず、必ず人が確認する、という前提が要ります。

もう一つは情報の扱いです。お客様の個人情報や取引先の情報を、無料のAIサービスにそのまま入力してしまう会社を見かけます。何を入力していいか、社内でルールを決めておいたほうが安全です。

他社の導入事例を探して参考にしたい、という相談もよく受けます。事例は参考程度に見るのがちょうどいいです。会社によって業務の中身も、社員の数も、扱う情報も違います。自社の業務を書き出すところから始めたほうが、結局は早いです。

誰に相談すればいいのか

AI導入は誰に相談すればいいのか分からない、という声もよく聞きます。IT会社に頼むと大きなシステムの話になりがちですし、身近に詳しい人がいないという会社も多いです。

合同会社RYDEENは山口県周南市を拠点に、下松市、光市、防府市、山口市、宇部市、山陽小野田市、岩国市、柳井市、下関市、萩市、長門市、美祢市、周防大島町、田布施町、平生町、上関町、和木町、阿武町など山口県内、そして中国地方・西日本一帯の中小企業からAI導入の相談を受けています。

大がかりなシステムを売り込むのではなく、まず業務の棚卸しから一緒に整理するところから始めます。継続的に関わるAI顧問という形をとることもあれば、自社でAIを作れるようになりたい会社には、通学制の仲間AI塾 RYDEEN校を紹介することもあります。IT導入補助金など公的な支援制度が使える場合もありますが、要件や金額は年度によって変わりますので、必ず最新の公募要領で確認してください。

自社に置き換えると

ここまで読んで、自社ではどうかと考えてみてください。毎週、毎月、時間がかかっている業務は何でしょうか。その中で、文章を作る、要約する、整理するといった仕事がどれくらいあるでしょうか。そして、AIに任せていい仕事と、人にしか判断できない仕事の線引きは、社内でできているでしょうか。この3つを考えるだけで、何から始めればいいかがだいぶ見えてきます。

合同会社RYDEENでは、AI導入の相談を無料で受けています。何から始めればいいか一緒に整理したい方は、平日10時から18時の間にお問い合わせください。